Regulamin świadczenia usług LoyaFlow (Firmy)

Tłumaczenie ma charakter informacyjny. Wiążącą wersją niniejszego dokumentu jest wersja angielska: English version. W razie rozbieżności pierwszeństwo ma wersja angielska.

Niniejszy Regulamin świadczenia usług (dalej: „Regulamin") reguluje korzystanie z platformy LoyaFlow (dalej: „Usługa") świadczonej przez Abdelfattah el Alouani, jednoosobową działalność gospodarczą, Wülflingerstrasse 165, 8408 Winterthur, Szwajcaria („LoyaFlow", „my"), na rzecz klienta biznesowego zakładającego konto (dalej: „Firma").

1. Wyłącznie klienci biznesowi

1.1 Usługa jest oferowana wyłącznie firmom — spółkom i osobom fizycznym (przedsiębiorcom jednoosobowym, osobom wykonującym wolny zawód) działającym w celach związanych z ich działalnością handlową, gospodarczą, rzemieślniczą lub zawodową. Rejestrując się, Firma oświadcza, że zawiera umowę w tym charakterze zawodowym.

1.2 Ponieważ umowa ma charakter business-to-business, przepisy o ochronie konsumentów — w tym unijne 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy oraz unijny „przycisk odstąpienia" — nie mają zastosowania. W przypadku rejestracji jako osoba fizyczna, Firma potwierdza, że Usługa jest wykorzystywana na potrzeby jej działalności gospodarczej (np. programu lojalnościowego jej lokalu), a nie w celach prywatnych.

2. Konto i rejestracja

2.1 Rejestracja wymaga podania ważnego adresu e-mail (weryfikowanego przed skorzystaniem z panelu), hasła oraz podstawowych danych firmy. Dane logowania należy zachować w poufności; Firma odpowiada za działania podejmowane w ramach jej konta oraz kont jej personelu i zobowiązana jest niezwłocznie zgłaszać nam wszelkie podejrzenia nieuprawnionego użycia.

2.2 Firma zobowiązana jest podawać dokładne informacje i aktualizować je na bieżąco (w tym kraj rozliczeniowy, który określa właściwe zasady podatkowe stosowane przy płatności).

3. Bezpłatny okres próbny

3.1 Nowe konta otrzymują bezpłatny okres próbny (obecnie 30 dni, zgodnie z informacją podaną przy rejestracji; bez konieczności podawania metody płatności). W okresie próbnym Usługa jest świadczona w stanie „tak jak jest" (as is), z pełną funkcjonalnością planu próbnego.

3.2 Po wygaśnięciu okresu próbnego bez wykupienia subskrypcji dostęp do panelu zostaje zablokowany. Dane Firmy nie są usuwane przez sam fakt wygaśnięcia okresu próbnego: Firma może wykupić subskrypcję później i kontynuować od miejsca, w którym skończyła, albo zażądać usunięcia danych. Długotrwała bezczynność może prowadzić do usunięcia danych po uprzednim powiadomieniu.

4. Plany, ceny i płatności (Paddle jako Merchant of Record)

4.1 Płatne subskrypcje są sprzedawane za pośrednictwem naszego resellera Paddle (Paddle.com Market Ltd / Paddle Payments Ltd, w zależności od przypadku), działającego jako Merchant of Record: Paddle jest prawnym sprzedawcą przy płatności, przetwarza płatność, nalicza i odprowadza właściwe podatki (VAT/GST/podatek od sprzedaży) oraz wystawia odpowiednie faktury. Warunki płatności Paddle mają zastosowanie do transakcji zakupu obok niniejszego Regulaminu, który reguluje samą Usługę.

4.2 Ceny, funkcje planów i limity są takie, jak wyświetlane przy płatności oraz na stronie z cennikiem w momencie zakupu. Limity planu (np. liczba kart, kont personelu, szablonów kart) są egzekwowane technicznie przez Usługę.

4.3 Automatyczne odnowienie. Subskrypcje odnawiają się automatycznie na kolejne okresy równe interwałowi rozliczeniowemu (miesięcznemu lub rocznemu) po aktualnej w danym momencie cenie planu Firmy, aż do momentu anulowania. Data odnowienia i cena są wyświetlane w panelu przed i po każdym odnowieniu.

4.4 Anulowanie — proste i w każdej chwili. Firma może anulować subskrypcję w panelu (lub za pomocą linku samoobsługowego Paddle na fakturze) w dowolnym momencie. Anulowanie staje się skuteczne z końcem opłaconego okresu; do tego czasu plan pozostaje aktywny. Niewykorzystana część okresu nie podlega zwrotowi (zob. Sekcja 5).

4.5 Obniżenie planu (downgrade) staje się skuteczne z końcem bieżącego okresu (obniżenie odroczone). Podwyższenie planu (upgrade) staje się skuteczne zgodnie z ofertą przedstawioną przy płatności (natychmiast, z proporcjonalnym rozliczeniem, gdy stosuje je Paddle).

4.6 Brak płatności. Jeśli płatność za odnowienie się nie powiedzie, Paddle ponawia próby zgodnie ze swoim procesem windykacji (dunning); jeśli płatność ostatecznie się nie powiedzie, subskrypcja wygasa, a dostęp zostaje zablokowany jak w Sekcji 3.2. Możemy zawiesić Usługę dla kont z zaległymi kwotami.

5. Zwroty

5.1 Poza przypadkami wymaganymi przez prawo, opłaty nie podlegają zwrotowi: anulowanie lub obniżenie planu nie uprawnia do zwrotu za bieżący okres (plan pozostaje aktywny do końca okresu).

5.2 Dokonamy zwrotu, proporcjonalnie tam, gdzie to zasadne: (a) jeśli rozwiążemy Usługę lub konto Firmy bez przyczyny przed końcem opłaconego okresu; (b) w przypadku istotnej, trwałej awarii Usługi, której nie możemy usunąć w rozsądnym terminie po zgłoszeniu (ustawowe środki ochrony z tytułu niezgodności pozostają nienaruszone); (c) w rezydualnym przypadku ważnego ustawowego odstąpienia przez osobę spełniającą przesłanki konsumenta mimo Sekcji 1 (stosuje się wówczas skutki ustawowe); lub (d) gdy wymaga tego przepis bezwzględnie obowiązujący. Wnioski o zwrot: legal@loyaflow.com lub przez pomoc techniczną; zwroty realizowane są za pośrednictwem Paddle.

6. Usługa; dostępność i pomoc techniczna

6.1 LoyaFlow będzie świadczyć Usługę przy użyciu wszelkich handlowo uzasadnionych metod i środków w celu utrzymania jej zgodności z prawem, bezpieczeństwa i aktualności — szyfrowanie danych w trakcie przesyłania i w spoczynku, izolacja najemców (tenant isolation), regularne aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa, monitorowanie awarii i ulepszeń — zgodnie z opisem w załączniku środków technicznych do DPA.

6.2 Dostępność. Dążymy do ciągłej dostępności, lecz nie zobowiązujemy się do formalnego SLA w tej wersji Usługi. Planowane prace konserwacyjne są ogłaszane, gdy jest to zasadnie możliwe; wdrażamy poprawki i ulepszenia w sposób ciągły.

6.3 Pomoc techniczna świadczona jest za pośrednictwem e-maila/panelu pomocy w panelu, z orientacyjnym czasem pierwszej odpowiedzi w ciągu 2 dni roboczych (szwajcarski kalendarz roboczy).

6.4 Zmiany w Usłudze. Możemy ulepszać i modyfikować Usługę, pod warunkiem że modyfikacje nie ograniczają w istotny sposób jej podstawowej funkcjonalności w trakcie opłaconego okresu. Funkcje oznaczone jako beta/preview są udostępniane w stanie „tak jak jest" (as is) i mogą ulec zmianie lub zostać wycofane.

7. Obowiązki Firmy i dopuszczalne użycie

7.1 Firma będzie korzystać z Usługi wyłącznie zgodnie z prawem oraz zgodnie z Umową z Firmą (Merchant Agreement) (odpowiedzialność za program lojalnościowy, upoważnienie do wystawiania kart, dopuszczalne użycie) oraz DPA (ochrona danych). Firma nie będzie: nadużywać, sondować ani przeciążać Usługi; podejmować prób dostępu do danych innych najemców (tenants); odsprzedawać Usługi; ani przesyłać nielegalnych treści.

7.2 Firma odpowiada za działania użytkowników swojego personelu oraz kluczy API. Klucze API są wyświetlane jednokrotnie i przechowywane w postaci hashowanej; należy traktować je jak dane poufne.

8. Własność intelektualna

8.1 Usługa, jej oprogramowanie, projekt i dokumentacja pozostają wyłączną własnością LoyaFlow (lub jego licencjodawców). Firma otrzymuje niewyłączne, niezbywalne prawo do korzystania z Usługi w okresie subskrypcji, na potrzeby własnych programów lojalnościowych.

8.2 Dane i marka Firmy pozostają jej własnością. Firma udziela LoyaFlow licencji ściśle niezbędnej do prowadzenia Usługi (hostowanie, wyświetlanie, przetwarzanie, renderowanie marki Firmy na kartach i stronach), zgodnie z opisem w Umowie z Firmą §3.

8.3 Przesłane opinie (feedback) mogą zostać wykorzystane do ulepszenia Usługi bez jakichkolwiek zobowiązań.

9. Ochrona danych

Przetwarzanie danych klientów końcowych Firmy podlega DPA (Firma jest administratorem danych; LoyaFlow jest podmiotem przetwarzającym). Przetwarzanie danych własnego konta i rozliczeń Firmy opisane jest w Informacji o Prywatności Platformy. Paddle przetwarza dane płatności jako niezależny administrator danych (Merchant of Record).

10. Okres obowiązywania i rozwiązanie umowy

10.1 Niniejszy Regulamin obowiązuje od utworzenia konta do jego zamknięcia.

10.2 Każda ze stron może rozwiązać umowę z ważnej przyczyny ze skutkiem natychmiastowym, w szczególności z powodu istotnego naruszenia nienaprawionego w ciągu 14 dni od zgłoszenia, niezgodnego z prawem użycia lub niewypłacalności. Rozwiązanie umowy przez nas bez przyczyny w trakcie okresu uruchamia proporcjonalny zwrot zgodnie z Sekcją 5.2(a).

10.3 Po zamknięciu konta stosuje się procedurę zakończenia współpracy z Umowy z Firmą §8 (unieważnienie kart, 30-dniowe okno retencji i eksportu Danych Klienta Końcowego, do 90 dni dla własnych danych konta i konfiguracji Firmy, a następnie ich usunięcie).

11. Gwarancje i odpowiedzialność

11.1 O ile wyraźnie nie zaznaczono inaczej, Usługa jest świadczona bez dodatkowych gwarancji, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo.

11.2 Ograniczenie odpowiedzialności. Łączna odpowiedzialność LoyaFlow wynikająca z umowy lub z nią związana jest ograniczona do opłat uiszczonych przez Firmę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę odpowiedzialności.

11.3 Ograniczenie to nie ma zastosowania, gdy odpowiedzialności nie można ograniczyć na mocy obowiązującego prawa, w tym w przypadku: umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa; uszczerbku na życiu, ciele lub zdrowiu; oszustwa; oraz ustawowej odpowiedzialności za produkt. W zakresie, w jakim zastosowanie ma niemieckie prawo ogólnych warunków umów (AGB): w przypadku lekkiego niedbalstwa odpowiadamy wyłącznie za naruszenie istotnych zobowiązań umownych (Kardinalpflichten — zobowiązań, których wypełnienie w ogóle umożliwia prawidłowe wykonanie umowy i na których wypełnieniu Firma zwykle polega), a taka odpowiedzialność ograniczona jest do przewidywalnej szkody typowej dla tego rodzaju umowy; powyższe ograniczenie nie ogranicza odpowiedzialności tam, gdzie byłoby to niezgodne z §§ 305 i nast. BGB.

11.4 Firma pozostaje odpowiedzialna za swój program lojalnościowy oraz relacje ze swoimi klientami (Umowa z Firmą §5); LoyaFlow nie odpowiada za nagrody, wymianę punktów ani spory między Firmą a jej klientami.

12. Zmiany niniejszego Regulaminu

Możemy zmienić niniejszy Regulamin z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem panelu (akceptacja wersjonowana). Jeśli zmiana istotnie pogarsza prawa Firmy, Firma może rozwiązać umowę ze skutkiem od dnia wejścia zmiany w życie, z proporcjonalnym zwrotem za wszelki opłacony z góry, niewykorzystany okres. Dalsze korzystanie z Usługi po dniu wejścia zmiany w życie stanowi jej akceptację.

13. Postanowienia różne

13.1 Cesja: możemy przenieść umowę na podmiot prawny kontynuujący działalność LoyaFlow (np. w związku z utworzeniem spółki); Firma zostanie o tym powiadomiona. Firma nie może dokonać cesji umowy bez naszej zgody (nieodmawianej bez uzasadnionej przyczyny).

13.2 Rozdzielność postanowień: nieważne postanowienia zastępuje się ważnymi, najbliższymi im pod względem gospodarczym; pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

13.3 Całość porozumienia: niniejszy Regulamin + Umowa z Firmą + DPA + dane zamówienia/płatności stanowią całość porozumienia; mają pierwszeństwo przed wszelkimi warunkami zakupu stosowanymi przez Firmę.

14. Prawo właściwe i sąd właściwy

Prawo szwajcarskie, z wyłączeniem norm kolizyjnych oraz Konwencji CISG. Sąd wyłącznie właściwy: sądy siedziby LoyaFlow (Winterthur, Szwajcaria), z zastrzeżeniem wszelkiej bezwzględnie obowiązującej właściwości sądu.

15. Moduły dodatkowe (Rezerwacje Stolików, Wizyty, Cyfrowe Menu, Zamówienia)

15.1 Czym są moduły. LoyaFlow oferuje opcjonalne moduły dodatkowe rozszerzające Usługę (dalej: „Moduły"): obecnie Rezerwacje Stolików, Wizyty, Cyfrowe Menu oraz Zamówienia. Każdy Moduł jest zamawiany oddzielnie, dla grupy Firmy, i podlega niniejszemu Regulaminowi oraz tej Sekcji. Moduł Zamówienia obejmuje funkcjonalność Cyfrowego Menu (subskrypcja Zamówień odblokowuje funkcje Cyfrowego Menu; nie odwrotnie). Moduły oznaczone jako „wkrótce" nie są jeszcze oferowane i nic w interfejsie nie stanowi wiążącej oferty w ich zakresie.

15.2 Zamawianie i akceptacja. Moduł zamawia się w panelu, przez właściciela lub administratora Firmy. Każda aktywacja Modułu (próbna lub płatna) wymaga wyraźnej akceptacji niniejszych warunków Modułu w momencie zamówienia; akceptacja (typ i wersja dokumentu, znacznik czasu, użytkownik) jest rejestrowana. Dotyczy to każdego (ponownego) zamówienia Modułu.

15.3 Bezpłatny okres próbny. Każdy Moduł zawiera jeden bezpłatny 14-dniowy okres próbny na grupę Firmy i na Moduł. Okres próbny można anulować w dowolnym momencie ze skutkiem natychmiastowym. Jeśli anulowany okres próbny zostanie ponownie aktywowany, gdy pierwotne okno próbne wciąż trwa, zachowana zostaje pierwotna data zakończenia (okres próbny nie zostaje przedłużony). Po wykorzystaniu okna próbnego ponowne zamówienie Modułu wymaga płatnej subskrypcji.

15.4 Rozliczenia (jedna subskrypcja, jedna faktura). Płatne Moduły są dodawane jako dodatkowe pozycje do istniejącej płatnej subskrypcji planu Firmy u naszego Merchant of Record (Paddle — stosuje się Sekcja 4). Konsekwencje, które Firma wyraźnie przyjmuje do wiadomości: a) płatny Moduł wymaga aktywnej płatnej subskrypcji planu — Modułów nie można nabyć w ramach planu bezpłatnego ani próbnego; b) przy aktywacji cena Modułu jest naliczana proporcjonalnie za pozostałą część bieżącego okresu rozliczeniowego i pobierana natychmiast; c) Moduł dziedziczy interwał rozliczeniowy (miesięczny lub roczny) subskrypcji planu; jeśli interwał planu ulegnie zmianie, ceny Modułów przechodzą na cenę odpowiadającą temu interwałowi w tym samym momencie; d) obowiązują ceny wyświetlane na rynku modułów (module marketplace) w momencie zamówienia. Ceny roczne odpowiadają dziesięciu ratom miesięcznym (dwa miesiące gratis).

15.5 Dopłata za dodatkowe lokale. Ceny Modułów obejmują jeden lokal. Dla grup Firmy posiadających kilka lokali stosuje się dopłatę za dodatkowy lokal wskazaną na karcie Modułu (cena × liczba dodatkowych lokali). Ilość jest korygowana automatycznie przy dodawaniu lub usuwaniu lokali z grupy; korekty są rozliczane proporcjonalnie w kolejnym okresie rozliczeniowym.

15.6 Anulowanie Modułu. Firma może anulować Moduł w dowolnym momencie z poziomu panelu. Anulowanie staje się skuteczne natychmiast: dostęp do Modułu zostaje wyłączony od razu, a naliczanie opłat za Moduł ustaje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Kwoty już zafakturowane za bieżący okres nie podlegają zwrotowi (stosuje się Sekcja 5; przepisy bezwzględnie obowiązujące pozostają nienaruszone). Firma wyraźnie przyjmuje do wiadomości ten model natychmiastowego odcięcia w momencie zamówienia. Anulowanie bazowej subskrypcji planu powoduje anulowanie wszystkich Modułów wraz z nią. Subskrypcja Modułu zgłoszona przez dostawcę płatności jako paused traktowana jest jak anulowana (dostęp wyłączony).

15.7 Obowiązki Firmy wobec jej własnych klientów. Moduły stawiają Firmę w bezpośrednim kontakcie z konsumentami (rezerwacje, wizyty, menu). Firma pozostaje wyłącznie odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów o ochronie konsumentów, informacji o żywności oraz handlu elektronicznego mających do niej zastosowanie — w szczególności, gdy ma to zastosowanie: Hiszpania (Ley 3/2014/TRLGDCU, LSSI-CE), Francja (Code de la consommation, LCEN), Niemcy (BGB, DDG) oraz rozporządzenie (UE) nr 1169/2011 w sprawie informacji na temat żywności (alergeny) w odniesieniu do Cyfrowego Menu. Zasady dotyczące niestawiennictwa (no-show) lub anulowania stosowane przez Firmę wobec jej klientów są własnymi zasadami Firmy i muszą być zgodne z prawem na jej rynku. Zob. także Umowa z Firmą §11 (treść modułu) oraz DPA (przetwarzanie danych rezerwacji).

15.8 Moduł Zamówień (zamawianie jedzenia) — postanowienia szczegółowe. Jeżeli Firma aktywuje Moduł Zamówienia: a) LoyaFlow nie jest platformą typu marketplace ani platformą dostaw jedzenia. Zamówienia składane przez klientów Firmy stanowią umowę sprzedaży zawieraną bezpośrednio między Klientem Końcowym a Firmą. LoyaFlow nie jest stroną tej umowy, nie pośredniczy w sprzedaży i nie pobiera żadnej prowizji od zamówienia — Moduł jest ryczałtową subskrypcją (Sekcja 15.4). b) Żadna płatność nie jest przetwarzana za pośrednictwem LoyaFlow. Płatność odbywa się bezpośrednio między Klientem Końcowym a Firmą (w lokalu, przy dostawie lub w dowolny sposób oferowany przez Firmę). Wszelkie informacje o płatności wyświetlane klientom w procesie zamawiania stanowią treść Firmy; Firma gwarantuje, że są one dokładne i zgodne z prawem. c) Dostawa jest własną usługą Firmy. Jeżeli Firma umożliwia dostawę do domu, realizuje ją własnymi środkami i na własną odpowiedzialność; obszary dostawy (kody pocztowe), opłaty i minimalne wartości zamówienia ustala Firma w panelu. d) Model akceptacji. Zamówienia wpływają jako prośby („otrzymane") i Firma je akceptuje lub odrzuca (albo włącza automatyczną akceptację). Firma jest odpowiedzialna za zgodne z prawem rozpatrywanie odrzuceń i anulowań oraz za przekazywane szacunkowe czasy realizacji. e) Obowiązki Firmy z Sekcji 15.7 mają pełne zastosowanie, w tym rozporządzenie (UE) nr 1169/2011 (alergeny — obowiązki dotyczące Cyfrowego Menu rozciągają się na dania oferowane do zamówienia) oraz właściwe przepisy o higienie żywności (rozporządzenie (WE) nr 852/2004). Zob. także Umowa z Firmą §11.4.

15.9 Zmiany; zawieszenie (P2B). Zmiany warunków lub cen Modułów następują zgodnie z Sekcją 12, z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem (dłuższym, gdy zmiana wymaga dostosowania technicznego), zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2019/1150. Jeśli ograniczymy, zawiesimy lub rozwiążemy Moduł dla danej Firmy, wskażemy podstawy (Sekcja 10 / Dopuszczalne Użycie) na trwałym nośniku. Wpisy w publicznych katalogach/hubach, jeżeli Firma je włączy, są uporządkowane bez płatnego rankingu; głównym parametrem są własne dane profilowe Firmy (widoczność opt-in, kategoria, lokalizacja).

Wersja 1.1 · Data wejścia w życie: 29 sierpnia 2026 · Język wiążący: angielski.